Wie stelle ich Abrechnungen an den BKB e.V.?

Wenn nach Satzung des BKB und Kostenordnung und Finanzordnung des BKB oder nach Auftrag des BKB eine Abrechnung oder Rechnung gestellt werden kann, gelten folgende Bestimmungen:

Einreichungsadresse

Alle Abrechnungen können ohne Ausnahme nur noch über die Geschäftsstelle des BKB eingereicht werden! Dies gilt für Bezirksangelegenheiten genauso wie für Jugend, Leistungssport und andere Bereiche:

Bayerischer Karate Bund e.V.
im BLSV e.V.
Geschäftsstelle
Georg-Brauchle-Ring 93
80992 München

Hierzu gilt bei Abrechnungen folgender Prozess, der eingehalten werden muss:

  1. Ausfüllen des Kostenformulars mit allen Kostenpunkten, belegt durch die entsprechenden Quittungen (wenn vorhanden/notwendig)
  2. Bitte überprüfen, ob alle Formalien erfüllt sind (eigenhändige Unterschrift des Leitungsempfängers) und die Daten gut lesbar sind (Schrift!).
  3. Ggfs. vom zuständigen Ressortleiter /Bezirks- oder Jugendkassier prüfen lassen.
  4. Postalischer Versand der Originalformulars und Belege an die Geschäftsstelle des BKB.
  5. Ausnahme: Abrechnungen, die keine Belege haben (nur das Abrechnungsformular ohne Quittungen und Belege) und Rechnungen, die von Firmen an den BKB gestellt werden, können digital an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! gesendet werden (nach der erfolgten Unterschrift oder dem Einfügen der digitalen Unterschrift als PDF-Scan)
  6. Erste Prüfung der Abrechnung in der Geschäftsstelle und Weiterversand über DATEV; bei Fehlern erfolgt Rückversand an Empfänger.
  7. Zweite Prüfung durch Schatzmeister/in und Auszahlung; bei Fehlern Rückversand an Empfänger.

Wichtig ist zu beachten:

  1. Es wird ausschließlich nur das Kostenformular des BKB akzeptiert.
  2. Es gilt die Kostenordnung des BKB und deren Bestimmungen ohne Ausnahme: https://karate-bayern.de/downloads/send/5-allgemeine-bkb-ordnungen/407-kostenordnung.html
  3. Sind Belege, Rechnungen und/oder Quittungen bei der Abrechnung dabei, sind diese im Original mit der Abrechnung zu senden.
  4. Rechnungen, die vom BKB e.V. direkt bezahlt werden sollen, müssen als Rechnungsadresse immer die Adresse des BKB e.V. (s.o.) haben!
  5. Belege und Quittungen müssen – sofern sie nicht auf A4 gedruckt sind – mit allen Inhalten gut lesbar auf ein A4-Blatt geklebt werden. Bitte nicht mit Klammern oder Tesa heften!
  6. Abrechnungen für Aufträge, die im Auftrag eines Ressortleiters oder eines Bereichs (Bezirke / Jugend) zustande kamen (Referent z.B. bei LGs oder Kampfrichter bei einer Veranstaltung) müssen vom jeweiligen Ressortleiter oder Bezirks-/Jugendkassier vor dem Versand mit einer Unterschrift genehmigt werden. Ansonsten erfolgt keine Auszahlung.
  7. Trainerpauschalen, in denen die Reisekosten und Trainergehälter ohne Trennung pauschal ohne Nachweis abgerechnet werden, werden nicht akzeptiert.
  8. Digital als Scan übermittelte Rechnungen / Abrechnungen müssen an “Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!“ gesendet werden.
  9. Nicht lesbare Abrechnungen (Schrift / Kontrast) oder Abrechnungen, die in ungenügender Auflösung oder als Foto gesendet werden, werden nicht bearbeitet und mit der Bitte um Korrektur zurückgesendet.

Hinweis zum Scan von Unterlagen:

Es reicht, wenn diese mit folgenden Vorgaben als PDF gescannt werden:

  • A4
  • Graustufen
  • Mindestens 200 DPI, maximal 300 DPI
  • Bitte auf ausreichenden Kontrast achten!
  • Dateigröße maximal 200 kB

Bei Fragen können die/der Schatzmeister/in des BKB e.V. oder die Geschäftsstelle des BKB e.V. kontaktiert werden.

 

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